Política de viagens corporativas

A política de viagens corporativas é essencial para qualquer empresa qual preza pelo controle por custos e igualmente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Deter ESTES processos de viagens bem definidos otimiza rotinas, garante qual ESTES gestores possam controlar ESTES gastos e qual os colaboradores cumpram as regras.
Ainda Assim sendo, é necessário de que a política de viagens faça Parcela do dia a dia por quem realiza as viagens e qual o engajamento garanta este cumprimento das regras da empresa.
Pensando nisso, criamos um artigo completo de modo a te auxiliar na criação da política por viagens corporativas. Continue usando a leitura e entenda este conceito e o passo a passo para construir e aplicar ESTES processos da política do viagens na tua empresa!
Este de que é e qual a importância por uma política por viagens corporativas?
A política do viagens corporativas é um documento onde se estabelecem as diretrizes de modo a este processo do viagens corporativas por uma empresa. Tem saiba como objetivo aumentar o compliance e controle do custos usando viagens, para além do prevenir erros em registros de despesas e orientar ESTES colaboradores em deslocamento.
Na política são descritos os procedimentos de modo a a realização do viagens representando a empresa. Desde o processo de solicitaçãeste do serviços por viagem, às normas de valores do despesas e prestações do contas.
Nosso Genero do documento é crucial de modo a de que colaboradores saibam tais como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, de que por tua vez garante a segurança e bem-estar do colaborador.
Por de que ter uma política por viagens corporativas bem definida?
Você possui ideia do quanto sua própria empresa gasta em viagens corporativas? Esse Género do controle nãeste é apenas importante tais como essencial para a saúde financeira do 1 negócio.
Mesmo que viagem para fechar um contrato, de modo a prestar um serviço, para participar por 1 treinamento ou algum compromisso corporativo, deter uma previsão de gastos e a certeza por que os reembolsos Seroada fabricados dentro Destes padrões É possibilitado a, inclusive, reduzir custos nenhumas deixar este conforto de lado ou diminuir o número do viagens.
A política de viagens corporativas entra como uma FORMATO por padronizar processos e procedimentos. Nesse caso, todo este fluxo da viagem, desde a adquire das passagens e a escolha do hotel até a prestaçãeste de contas, é realizado utilizando bem mais assertividade.
Vale lembrar que a política deve tomar sentido utilizando as necessidades da empresa e por seus colaboradores. 1 equilíbrio entre controle por gastos e Duty of Care.
Utilizando o tempo, a política do viagens vai manter-se enraizada e trará muitos retornos positivos de modo a todos quando o assunto é viagem corporativa.
O qual uma política de viagens corporativas precisa deter?
Uma política por viagens corporativas serve para comunicar as regras definidas através sua própria empresa. De modo a qual esta comunicação mesmo que efetiva, é preciso de que ao escrevê-la você leve em consideraçãeste de modo a quem você está falando.
Por isso, para evitar a má interpretação DE regras e o baixo engajamento, a sua própria política de viagens deve ser objetiva, deter regras mensuráveis e manter-se alinhada à cultura da empresa.
A ideia é que nosso documento se conecte aos seus colaboradores e nãeste mesmo que alheio ao dia a POR DIA do viajante. Portanto possua estes pontos em mente:
• Crie classes e orçamentos claros: ESTES funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais classes de despesas eles podem vir a gastar;
• Mesmo que realista: A redução de custos é fundamental de modo a seu programa do viagens, mas de nada adianta definir tetos do gastos baixíssimos se nãeste é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam ter autonomia para responder às próprias perguntas, entãeste mesmo que breve e objetivo. Descreva ações em formato por passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Tais como qualquer processo na sua empresa, certifique-se por qual é responsabilidade por algué especialmentem validar se ESTES membros da equipe estão usando a política e saiba como pode ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalizaçãeste: Garanta de que a sua política de viagens possa ser aplicada em softwares por gestãeste do viagens, os OBTs. Estas soluções são grandes aliadas de modo a tua gestãeste, é importante de que a política possa ser adaptada para outros meios além do documento de papel (ou PDF.).
⇒ Leia identicamente conjuntamente: 3 dicas de modo a atualizar seu programa do viagens corporativas
Passo a passo para produzir uma política do viagens corporativas
Uma boa política por viagens corporativas é pensada de modo a de que ESTES colaboradores entendam e estejam engajados. Só Assim sendo ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Actualmente qual você já sabe a importância por deter uma política do viagens corporativas natural definida, chegou a hora por conferir o passo a passo de modo a aplicar na sua empresa.
• Etapa 1: Levantamento de dados;
• Etapa 2: Perfil Destes viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento do viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens;
• Etapa 5: Sentido Destes processos do solicitaçãeste, aprovação e prestação de contas;
• Etapa 6: Segurança e natural-manter-se;
• Etapa 7: Comunicação da política.
Confira cada uma das etapas de maneira detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento do dados
Previamente de arregaçar as mangas e começar a escrever a sua política por viagens, vamos lançar um passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas sãeste uma necessidade transversal em muitas companhias. Ou mesmo que, muitos setores têm interesse no resultado das políticas e processos por viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na tua empresa de modo a discutir a política do viagens. Multiplos perspectivas enriquecem este documento e farão com qual ele atenda de maneira integral às necessidades de todos ESTES envolvidos.
Veja certos perfis que podem vir a ser convidados de modo a a discussão:
• CEO: Responsável através visão estratégica do Empreendimento, é importante de que a sua própria visão mesmo que incluída no processo, de modo a de que a política atenda às obrigatoriedade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: ESTES gastos por viagem comumente sãeste este segundo maior custo de diversas companhias, é imprescindível de que a política leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Desprovido o viajante nenhuma viagem acontece, nãeste é precisamente? O natural-estar, segurança e satisfação Destes colaboradores é essencial de modo a que este objetivo das viagens mesmo que atingido;
• Lideranças DE áreas de negócio interessadas: Quais os setores de que Ainda mais viajam na sua própria empresa? Traga ESTES gestores destas áreas para a discussão, eles podem informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável através gestão das viagens precisará garantir o cumprimento DE políticas e a eficácia por todo este programa por viagens, por isso é importante de que participe desta construçãeste;
• Viajantes frequentes: O viajante está na ponta do processo e será ele de que deverá cumprir a política do viagens. Tua visãeste poderá demonstrar quais os gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades durante as viagens. Este nosso feedback é extremamente importante.
Este levantamento de dados orientará a criação das políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos DE viagens já realizadas saiba como: média do gastos, ESPÉCIES por despesas mais utilizados, ESTILOS do serviçESTES, quais ESTES setores qual Ainda mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Perfil Destes viajantes e as políticas
Diferentes perfis de viajante pedem diferentes políticas de viagem.
É comum que, mesmo usando uma política por viagens definida, quaisquer grupos por viajantes tenham benefícios diferentes de outros da mesma empresa. Um exemplo simples é a diretoria em relaçãeste às demais áreas.
Os quadros acabam a ser tratados saiba como exceções à regra. Mas se uma exceçãeste é recorrente, automaticamente perde este feição por exceçãeste e utilizando isso perde-se este controle.
Assim sendo, nãeste possua medo do criar políticas diferentes de convénio usando o perfil dos grupos por viajantes. Blogar simplificará este controle e aumentará a adesão às políticas, Muito mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.
O retrato do viajante pode ser identificado na fase por levantamento por dados e construído usando base diversos critfoirios, tais como:
• Setor;
• Cargo ou função;
• Pontos positivos específicos;
Além do perfil Destes viajantes, é necessário compreender qual o perfil por Empreendimento da sua própria empresa.
O foco DE suas viagens é com objetivos comerciais, qual podem vir a ser planejados usando maior antecedência ou este objetivo é atender clientes em manutenção de Aparelhamentos, por exemplo, e possui menos antecedência?
As características do seu negócio serão relevantes de modo a definir as normas do viagem de seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento por viagens
O orçamento destinado às viagens da tua empresa é uma Saber importantíssima para a construçãeste das regras de viagem e poderá ser definido globalmente, de modo a toda a companhia, dividido por área de Empreendimento ou por Espécie de despesa.
Este nível do detalhamento dependerá da política orçamentária da tua empresa, contudo será preciso de que o processo por gestãeste por serviçESTES e despesas do viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Além disso, a Sentido das regras por despesas deve ser orientada a cumprir os objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimizaçãeste Destes custos de viagem.
⇒ Conheça os 5 passos de modo a 1 Orçamento de viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política do viagens corporativas
Doravante que você já sabe quais ESTES MODELOS por viajantes, as características DE viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora do definir as regras.
Quais recursos Seroada usados pelo viajante corporativo?
ServiçESTES pré-viagem, como a emissão por aéreos, sãeste reservados e pagos antes de que este colaborador embarque. Porém existem outras despesas, como alimentaçãeste e táxi, realizadas em a viagem, que nãeste sãeste pagas com antecedência.
Neste caso, qual este recurso que o viajante usará? Esta definição é importante como impacta no fluxo de reembolsos e prestação por contas, e até precisamente no orçamento familiar de seus colaboradores.
Cá estãeste várias pontos por atençãeste de modo a se considerar ao definir este tipo do recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e o reembolso de despesas: Este seu colaborador tem capacidade financeira de modo a arcar utilizando estas despesas e esperar soluções para viagens corporativas até de que este ciclo por aprovações termine para arrecadar o valor de volta?
Caso a sua própria intençãeste seja trabalhar mal utilizando este reembolso por despesas, recomendamos de que você repense. Em global, trabalhar apenas utilizando o reembolso do despesas gera insatisfação nos colaboradores de que ficam com o orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento de modo a a realização das despesas dos colaboradores evita o comprometimento de recursos próprios Destes viajantes, porém exige um controle ainda mais preciso A cerca de as despesas.
Este recurso da empresa precisa ser justificado, por isso a prestaçãeste de contas é um processo importantíssimo. Além disso, este meio pelo qual você cede os valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você Pode vir a entender Ainda mais Acerca meios de pagamento de adiantamentos neste artigo e sobre ESTES riscos deste processo no artigo Adiantamento de modo a despesas por viagens: como conter ESTES riscos?
• Cartãeste do crédito corporativo: Esta opção além do nãeste comprometer este salário do colaborador, não compromete o caixa da sua própria empresa. Este pagamento da fatura é programado e a previsibilidade por caixa é simplificada.
No entanto, a conciliação de inúmeras faturas de cartãeste por empréstimo É possibilitado a ser 1 desafio, tais como a validar as políticas em cada despesa. Portanto, procure por uma solução de que permita conciliar suas faturas usando a prestação por contas dos colaboradores, Nesse caso o processo se torna Ainda mais necessário e simplificado.
Defina regras para cada tipo por custo do viagem
Nas regras de despesas é essencial definir ESTES limites de maneira clara, levando em consideração as peculiaridades do seu Empreendimento.
Reembolsável ou não reembolsável?
Qual Género de despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou utilizar um Destes recursos cedidos pela empresa para embolsar? Esta é uma regra valiosa, pois evita gastos desnecessários durante a estadia.
Comumente as despesas com bebidas alcoólicas e guloseimas nãeste sãeste reembolsáveis. Porém existem outras possibilidades, como as despesas do café da manhã, quando o hotel contratado possuir este serviço incluso na tarifa, por exemplo.
O nível de detalhamento desta Sentido dependerá do histórico Destes seus viajantes. Pelo passado, ESTES gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Categorias do despesas reembolsáveis
Para definir quais despesas serão englobadas em sua política por viagens, volte aos dados levantados no primeiro passo e faça perguntas tais como:
Quais as despesas Ainda mais comuns nas viagens de seus colaboradores? Quantos dias em méPOR DIA eles passam nos destinos? Os hotfoiis reservados precisam ser pagos pelo balcão?
Já ESTES valores estipulados de modo a cada Espécie por despesa podem vir a ser definidos com base na méPOR DIA histórica Destes seus viajantes e informações do Comércio. Os benchmarks sãeste recursos valiosos de modo a entender quanto empresas semelhantes à sua gastam nessas despesas.
Defina 1 teto para as despesas, contudo nãeste restrinja suas opções utilizando restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao deter autonomia orientada por limites de gastos, este viajante se sente Muito mais responsável por suas escolhas e tende a aderir às políticas com Ainda mais facilidade.
Aprecie alguns pontos relevantes A respeito de os principais tipos por despesas em viagens corporativas:
• Alimentação: De modo a definir o valor máximo em refeições, leve em consideraçãeste o custo do alimentação em determinadas regiões, saiba como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre estes 2 cenários é gigantesca, deter políticas variados poderá ajudar tua empresa a minimizar custos. Para isso, consulte este custo de refeições em sites saiba como da Alelo e Sodexo, de que fornecem uma mé especialmentedia de valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao feição flutuante do valor DE corridas, regras Derivado do categoria do veículo e horário DE corridas podem ser Muito mais assertivas e disparar Ainda mais controle. Estas políticas mais detalhadas podem ser gerenciadas por meio do contas corporativas em aplicativos como Uber e 99 ou plataformas de modo a a gestão de múltiplos aplicativos do mobilidade urbana, qual permitem a comparação entre vários fornecedores.
O importante nesta Classe por despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o uso do táxi.
• Reembolso de km: O valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos este custo do desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo A cerca de despesas usando quilometragem, explicamos como construir o valor por km rodado. Clique cá de modo a lê-lo na íntegra.
Serviços de viagem
As políticas para a contrataçãeste por serviçESTES por viagem englobam tanto este processo de solicitaçãeste, quanto limites do valores permitidos.
Apesar de cada serviço de viagem ter suas particularidades, regras do antecedência para solicitação eram 1 ponto comum entre todos os ESTILOS de serviçeste, já de que em geral garantem melhores tarifas.
Hoje, com as incertezas da pandemia, a antecedência DE solicitações reduziu demasiado. Permitir a compra do tarifas flexíveis, É possibilitado a evitar perder este bilhete no caso de destemido imprevisto.
Ainda assim podemos definir diversas políticas práticas de modo a garantir o controle do custos em viagens. Aprecie a seguir exemplos de políticas do afoireos e hospedagens:
Aéreos
Quando falamos em aéreos, nunca a todos os momentos o menor preço é O MAIS PROVEITOSO preço, então cuidado utilizando o Género de política. Se este menor preçeste de aéreo for às 5h da manhã, você colocará por lado este bem-manter-se do colaborador? Ou ainda, este custo da hora Em excesso do viajante compensa este valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Sentido da classe do passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variação da tarifa selecionada em relação à menor tarifa disponível;
• Antecedência de solicitação (caso faça sentido);
• Horário Destes vôESTES selecionados;
• Cia aérea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na parte de hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos de modo a a construçãeste da política:
• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas para capitais e interior, devido à diferença por custo nas localidades;
• Espécie por quarto permitido – devido à pandemia, a maioria das companhias não exige Ainda mais o compartilhamento por quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleçãeste de hotéis utilizando ou com café da manhã – Uma recomendação é optar sempre por opções utilizando café, pois as diferenças por tarifas costumam ser menores;
• Política de valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Como orientaçãeste e não obrigatoriedade.
Caso sua empresa possua entendimento utilizando fornecedores por serviçESTES, não deixe por especificá-los nas políticas e garantir que estejam apresentados para a comparaçãeste com outros fornecedores.
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Etapa 5: Definição Destes processos de solicitação, aprovação e prestaçãeste do contas
Como sabemos, a política do viagens resulta como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da tua empresa.
Descreva de forma clara e objetiva pelo documento qual este procedimento para pedir serviçESTES e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitação do colaborador deverá atravessar. 1 processo padronizado facilita a gestãeste dos pedidos, a adquire e reserva de serviçESTES, além por aumentar o controle Acerca os custos.
Da mesma ESTILO, descreva as regras de modo a prestaçãeste de contas. Assim sendo, seus viajantes saberãeste saiba como justificar seus gastos, usando Lindas as informações qual seu time financeiro precisa para a comprovação fiscal DE despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e o controle do prestaçãeste de contas via planilhas, nãeste sãeste nada eficientes à medida qual seu processo ganha escala. Por isso, considere adotar uma solução para gestão por despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie o fluxo de solicitações e aprovações em um único lugar, evitando de que se percam entre seus e-mails.
Para além disso, viabilizam a validação DE políticas no momento da seleção Destes serviçESTES, minimizando os custos de viagens e potencializando o seu controle e gestão.
⇒ Controle do políticas em planilhas de despesas: realmente resulta? Leia este artigo completo e descubra a melhor MANEIRA do validar AS SUAS políticas.
Etapa seis: Segurança e natural-estar
Se há algo que a pandemia nos ensinou, foi a importância de ter orientações claras A respeito de saiba como proceder caso ocorram imprevistos.
O natural-manter-se do viajante precisa ser uma prioridade para a tua empresa. Por isso, dedique uma sessãeste em tua política de modo a descrever os procedimentos e contatos por emergência para garantir que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia similarmente identicamente conjuntamente: Duty of Care: este bem-manter-se do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicação da política por viagens corporativas
Doravante que você construiu tua política, o engajamento dos colaboradores dependerá do uma comunicação assertiva e abrangente do documento.
Aqui estão várias ideias por comunicaçãeste de modo a conscientizaçãeste Derivado do a política de viagens da empresa:
• Campanha do e-mails de modo a todos ESTES colaboradores;
• Resumo das políticas em formato de infográfico;
• Lembrete usando as políticas um dia antes DE viagens;
• Validaçãeste automática por políticas no software por gestão de viagens;
• Aceite DE políticas no software por gestão de viagens.